Politique de confidentialité

La présente politique explique comment Groundworkgoods collecte, utilise, conserve, transmet et protège les données à caractère personnel des visiteurs et des clients de groundworkgoods.com.

Elle s’applique notamment lorsque vous consultez le site, créez ou utilisez un compte client, ajoutez un meuble au panier, passez une commande, effectuez un paiement, demandez une livraison, contactez le service client, utilisez un formulaire ou gérez vos préférences relatives aux cookies.

Groundworkgoods traite les données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données, dit RGPD, à la loi française « Informatique et Libertés » et aux règles françaises applicables aux cookies et autres traceurs.

1. Responsable du traitement

Pour les traitements décrits dans la présente politique, Groundworkgoods agit en qualité de responsable du traitement lorsqu’il détermine les finalités et les moyens essentiels de l’utilisation de vos données personnelles.

Les coordonnées permettant de contacter Groundworkgoods au sujet de vos données personnelles figurent uniquement à la fin de cette politique.

2. Données collectées lors de la consultation du site

Lorsque vous consultez groundworkgoods.com, certaines informations techniques peuvent être traitées afin de permettre le fonctionnement du site, d’assurer sa sécurité et, selon vos choix en matière de cookies, de mesurer son utilisation.

Ces données peuvent notamment comprendre :

l’adresse IP ;

le type d’appareil utilisé ;

le navigateur et le système d’exploitation ;

la langue du navigateur ;

les pages consultées ;

la date et l’heure de consultation ;

les événements techniques liés au fonctionnement du site ;

les identifiants de session ou identifiants de cookies lorsque leur utilisation est autorisée.

Les données strictement nécessaires au fonctionnement, à la sécurité, à la conservation du panier, à l’authentification ou à la réalisation d’une action expressément demandée peuvent être traitées sans consentement lorsque la législation le permet.

Les traceurs non strictement nécessaires, notamment ceux utilisés pour certaines fonctions de mesure d’audience, de personnalisation ou de publicité, ne sont activés que lorsque le consentement préalable est requis et a été obtenu.

3. Données collectées lors d’une commande

Lorsque vous commandez un canapé, une armoire, une table, une structure de lit ou un autre meuble, nous pouvons collecter les données nécessaires à l’établissement et à l’exécution de votre commande.

Ces données peuvent comprendre :

nom et prénom ;

adresse électronique ;

numéro de téléphone ;

adresse de facturation ;

adresse de livraison ;

contenu et numéro de la commande ;

produits, quantités et variantes commandés ;

montant de la commande ;

statut du paiement ;

statut de préparation et de livraison ;

historique des retours, remboursements ou réclamations ;

échanges nécessaires à la gestion de la commande.

Ces informations sont utilisées principalement pour exécuter le contrat conclu avec vous, préparer les meubles, organiser leur livraison, traiter les paiements, assurer le suivi de commande, gérer les retours et remboursements et répondre aux demandes liées au service après-vente.

4. Adresse de livraison et données propres aux meubles volumineux

La livraison de meubles lourds ou volumineux nécessite davantage d’informations logistiques qu’un colis postal ordinaire.

Votre nom, votre adresse de livraison et votre numéro de téléphone peuvent être transmis au transporteur lorsque cela est nécessaire pour acheminer un canapé, une armoire, une table, un lit ou un autre meuble jusqu’à l’adresse convenue.

Lorsque la livraison nécessite un rendez-vous, le numéro de téléphone peut être utilisé par le transporteur afin de convenir d’un créneau, confirmer votre présence, demander une précision raisonnablement nécessaire sur l’accès au lieu de livraison ou signaler une difficulté rencontrée pendant l’acheminement.

Lorsque vous nous communiquez volontairement des indications relatives à l’accès au logement, telles que la présence d’un ascenseur, un étage, un digicode, une entrée particulière ou une instruction de livraison, ces informations sont utilisées uniquement dans la mesure nécessaire à l’organisation et à l’exécution de la livraison.

Les informations d’accès ne doivent pas être réutilisées à des fins commerciales indépendantes de la livraison.

Nous demandons aux clients de ne pas transmettre d’informations inutiles ou particulièrement sensibles dans les instructions de livraison.

5. Données relatives au paiement

Lors du paiement, les informations nécessaires à la transaction sont traitées par les prestataires de paiement utilisés sur la boutique.

Selon le moyen de paiement choisi, ces données peuvent comprendre le montant de la transaction, un identifiant de paiement, le statut du paiement, certaines informations de facturation et des informations techniques nécessaires à la prévention de la fraude.

Lorsque les coordonnées bancaires complètes sont saisies directement dans l’environnement sécurisé d’un prestataire de paiement, Groundworkgoods n’a pas vocation à recevoir ou à conserver lui-même le numéro complet de votre carte bancaire ni son cryptogramme de sécurité.

Les prestataires de paiement peuvent effectuer leurs propres traitements en qualité de responsable du traitement indépendant pour certaines opérations qui leur sont imposées par la réglementation, notamment en matière de sécurité, de prévention de la fraude ou d’obligations financières.

6. Données collectées par les formulaires et le service client

Lorsque vous nous contactez au moyen d’un formulaire, par courrier électronique ou par un autre canal mis à votre disposition, nous traitons les informations nécessaires pour comprendre et répondre à votre demande.

Il peut notamment s’agir de votre nom, de vos coordonnées, de votre numéro de commande, de votre message et des documents ou photographies que vous choisissez de transmettre.

Dans le cadre d’une réclamation portant sur un meuble endommagé, nous pouvons par exemple traiter des photographies du meuble, de son emballage, de l’étiquette de transport ou de la zone endommagée afin de vérifier le problème et organiser la solution appropriée.

7. Finalités et bases légales des traitements

Nous n’utilisons pas les données personnelles sans finalité déterminée. Selon l’opération concernée, le traitement repose sur l’une des bases juridiques prévues par le RGPD.

Exécution du contrat : traitement et préparation des commandes, paiement, livraison, prise de rendez-vous, suivi, retours, remboursements, garanties et service après-vente.

Obligation légale : conservation de certains documents comptables ou transactionnels, respect d’obligations fiscales et traitement des demandes imposées par la réglementation.

Intérêt légitime : sécurisation du site, prévention raisonnable de la fraude, gestion des litiges, protection de nos droits et amélioration technique de nos services, lorsque cet intérêt ne porte pas une atteinte disproportionnée à vos droits et libertés.

Consentement : dépôt ou lecture des cookies soumis au consentement, certaines communications commerciales et tout traitement pour lequel la loi exige votre accord préalable.

8. Utilisation des données pour la prospection

Nous ne considérons pas une commande comme une autorisation générale d’utiliser indéfiniment vos coordonnées à des fins publicitaires.

Lorsque le consentement est requis pour recevoir des communications commerciales, celles-ci ne sont envoyées qu’après obtention de ce consentement.

Lorsque la réglementation autorise une prospection à l’égard de clients existants dans des conditions particulières, vous conservez dans tous les cas la possibilité de vous y opposer facilement.

Le retrait du consentement ou l’opposition à la prospection n’affecte pas les communications indispensables à l’exécution d’une commande, telles qu’une confirmation de paiement, une information de livraison ou une réponse concernant un retour.

9. Absence de vente commerciale de vos données personnelles

Groundworkgoods ne vend pas les données personnelles de ses clients ou visiteurs à des tiers à des fins commerciales.

Nous ne transmettons pas votre adresse de livraison, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique ou vos informations de commande à des entreprises extérieures afin qu’elles puissent acheter ces données et les utiliser librement pour leurs propres opérations commerciales.

Une transmission à un prestataire chargé d’exécuter une opération nécessaire au fonctionnement de la boutique, telle que le paiement ou la livraison, ne constitue pas une vente de vos données personnelles.

10. Destinataires des données

Seules les personnes et organisations qui ont besoin de certaines informations pour une finalité déterminée peuvent recevoir les données correspondantes.

Selon votre utilisation du site, les destinataires peuvent notamment comprendre :

les personnes autorisées à gérer Groundworkgoods et le service client ;

Shopify et les prestataires techniques nécessaires à l’hébergement et au fonctionnement de la boutique ;

les prestataires de paiement utilisés lors du règlement ;

les prestataires chargés de la prévention technique de la fraude et de la sécurité lorsque cela est nécessaire ;

les transporteurs chargés de l’acheminement et de la remise des meubles ;

les prestataires informatiques intervenant pour la maintenance ou la sécurité dans la limite nécessaire à leur mission ;

les autorités publiques lorsque la transmission est imposée par une obligation légale.

Les sous-traitants qui agissent pour notre compte ne sont autorisés à traiter les données que conformément aux instructions et aux obligations contractuelles qui leur sont applicables. Le RGPD impose que la relation avec un sous-traitant soit encadrée par des garanties appropriées.

11. Données communiquées aux transporteurs

Pour une livraison de mobilier, le transporteur reçoit uniquement les informations raisonnablement nécessaires à l’exécution de sa mission.

Il peut notamment recevoir :

le nom du destinataire ;

l’adresse de livraison ;

le numéro de téléphone nécessaire à la coordination ;

les références logistiques de la commande ;

les instructions d’accès nécessaires à la livraison ;

les caractéristiques logistiques indispensables, notamment le nombre de colis ou le type de livraison.

Les transporteurs utilisés peuvent notamment comprendre DHL Express, UPS® et FedEx, selon le service disponible pour la commande concernée.

Ils ne reçoivent pas les informations de paiement qui ne sont pas nécessaires à la livraison.

12. Shopify et infrastructure de la boutique

La boutique Groundworkgoods est créée et exploitée au moyen de la plateforme Shopify.

Dans ce cadre, certaines données nécessaires à l’affichage du site, à la gestion du panier, à la création d’une commande, à la gestion d’un compte client, au paiement ou au fonctionnement technique peuvent être traitées au moyen des services et infrastructures de Shopify et de ses prestataires autorisés.

Les traitements effectivement réalisés dépendent des fonctionnalités Shopify et des applications activées sur la boutique.

Groundworkgoods veille à ne pas autoriser une application à accéder à davantage de catégories de données que celles raisonnablement nécessaires à la fonction pour laquelle elle est utilisée.

13. Transferts de données en dehors de l’Espace économique européen

Compte tenu du fonctionnement international de certains services techniques, logistiques et commerciaux, certaines données peuvent être consultées, hébergées ou traitées dans un pays situé en dehors de l’Espace économique européen.

Un transfert international ne signifie pas que les exigences du RGPD cessent de s’appliquer. Les transferts hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen doivent être encadrés conformément au chapitre V du RGPD.

Lorsqu’un transfert est nécessaire, il peut notamment reposer sur une décision d’adéquation adoptée par la Commission européenne ou, lorsque cela est nécessaire, sur les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne et les mesures complémentaires appropriées.

Vous pouvez demander des informations supplémentaires sur les garanties applicables à un transfert concernant vos données en utilisant les coordonnées figurant à la fin de cette politique.

14. Durée de conservation des données

Les données personnelles ne sont pas conservées indéfiniment. Elles sont supprimées, anonymisées ou placées en archivage intermédiaire lorsqu’elles ne sont plus nécessaires à leur finalité, sous réserve des obligations légales de conservation. La CNIL rappelle que les durées doivent être déterminées en fonction de la finalité du traitement.

Données de commande et de relation client : elles sont conservées en base active pendant la durée nécessaire à l’exécution de la commande, au service après-vente, aux garanties et à la gestion de la relation commerciale. Certaines données peuvent ensuite être archivées pendant la durée nécessaire à l’établissement, à l’exercice ou à la défense de droits.

Données et documents soumis à une obligation comptable : les données nécessaires à la tenue et à la justification de la comptabilité peuvent être conservées pendant 10 ans lorsque cette durée est imposée par les règles applicables. La CNIL cite notamment cette durée pour les données nécessaires à la comptabilité des opérations commerciales.

Données utilisées à des fins de prospection concernant un client : elles peuvent être conservées pendant la relation commerciale puis, en principe, jusqu’à 3 ans à compter de la fin de cette relation ou du dernier contact pertinent, sous réserve de votre opposition et des règles applicables.

Données d’un prospect n’ayant pas passé commande : lorsqu’elles sont utilisées pour une finalité de prospection autorisée, elles sont généralement conservées au maximum 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact provenant du prospect.

Demandes adressées au service client : elles sont conservées pendant la période nécessaire au traitement de la demande, puis, si cela est justifié, pendant la période nécessaire au suivi de la relation contractuelle ou à la défense des droits des parties.

Documents relatifs à une livraison ou à une réclamation : ils sont conservés pendant la durée nécessaire à la gestion de la livraison, du dommage, de la perte, du retour, de la garantie ou du litige correspondant, puis supprimés ou archivés lorsque leur conservation n’est plus nécessaire.

15. Cookies et autres traceurs

Des cookies ou technologies similaires peuvent être utilisés sur groundworkgoods.com.

Certains cookies sont strictement nécessaires pour fournir un service demandé, assurer la sécurité de la boutique, maintenir une session, mémoriser un panier ou permettre le fonctionnement du processus de commande.

Les cookies soumis au consentement ne sont pas déposés ou lus avant que vous ayez exprimé un choix positif valable. L’absence de choix ou l’inaction ne constitue pas une acceptation.

Lorsque le site propose des boutons permettant d’accepter ou de refuser les cookies non nécessaires, le refus doit pouvoir être exercé aussi facilement que l’acceptation.

Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à tout moment à partir du mécanisme de gestion des cookies disponible sur le site.

La CNIL recommande généralement de conserver le choix de l’utilisateur, qu’il s’agisse d’une acceptation ou d’un refus, pendant environ 6 mois avant de solliciter de nouveau son choix lorsque cela est approprié.

16. Sécurité des données personnelles

Groundworkgoods met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au niveau de risque afin de limiter les accès non autorisés, la perte, l’altération, la divulgation ou l’utilisation abusive des données personnelles.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

l’utilisation de connexions sécurisées pour les communications du site ;

la limitation des accès aux seules personnes qui en ont besoin ;

la gestion des identifiants et des autorisations ;

l’utilisation de prestataires techniques disposant de mesures de sécurité adaptées ;

la limitation de la quantité de données communiquée aux transporteurs et autres prestataires ;

la conservation limitée des données ;

des procédures de surveillance et de gestion des incidents ;

des mesures permettant de restaurer ou sécuriser les données lorsque cela est nécessaire.

Aucun système informatique ne peut garantir une sécurité absolue. Lorsqu’une violation de données personnelles présente les conditions prévues par le RGPD, les procédures de notification à l’autorité compétente et, lorsqu’elle est requise, d’information des personnes concernées sont appliquées.

17. Droit d’accès

Vous pouvez demander si des données personnelles vous concernant sont traitées et obtenir, dans les conditions prévues par le RGPD, l’accès à ces données ainsi qu’aux informations relatives à leur traitement.

18. Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction de données personnelles inexactes et faire compléter des informations incomplètes lorsque cela est pertinent pour la finalité du traitement.

19. Droit à l’effacement

Vous pouvez demander l’effacement de vos données personnelles lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies.

Ce droit n’est pas absolu. Certaines informations doivent notamment être conservées lorsqu’une obligation légale l’impose ou lorsque leur conservation reste nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice.

20. Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander que l’utilisation de certaines données soit temporairement limitée dans les situations prévues par le RGPD, notamment lorsqu’une contestation concernant leur exactitude ou la licéité du traitement doit être examinée.

21. Droit d’opposition

Lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime, vous pouvez vous opposer à ce traitement pour des raisons tenant à votre situation particulière, dans les conditions prévues par le RGPD.

Vous pouvez également vous opposer à tout moment à l’utilisation de vos données à des fins de prospection commerciale directe.

22. Droit à la portabilité

Lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies, notamment lorsque le traitement automatisé repose sur votre consentement ou sur un contrat, vous pouvez recevoir les données que vous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et demander leur transmission à un autre responsable du traitement lorsque cela est techniquement possible.

23. Droit de retirer votre consentement

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment.

Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Le retrait du consentement à des cookies facultatifs n’empêche pas l’utilisation des fonctions essentielles de la boutique qui ne dépendent pas de ces cookies.

24. Décision automatisée et profilage

Vous disposez des protections prévues par le RGPD concernant les décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative.

Groundworkgoods n’a pas pour objectif de prendre une décision produisant de tels effets à votre égard uniquement à partir d’un profil automatisé, sauf lorsqu’un tel traitement est légalement autorisé et assorti des garanties requises.

25. Exercice de vos droits

Les droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité font partie des droits reconnus aux personnes concernées par le RGPD.

Pour exercer un droit, vous pouvez utiliser les coordonnées figurant à la fin de cette politique et préciser la nature de votre demande.

Nous pouvons demander des informations complémentaires strictement nécessaires pour vérifier votre identité lorsqu’il existe un doute raisonnable sur l’identité de la personne présentant la demande. Cette vérification ne doit pas conduire à demander systématiquement des documents d’identité lorsqu’ils ne sont pas nécessaires.

Une réponse est en principe fournie dans un délai de 1 mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé dans les conditions prévues par le RGPD lorsque la demande est complexe ou lorsque plusieurs demandes sont reçues, auquel cas la personne concernée en est informée. La CNIL rappelle le principe d’une réponse dans le délai de 1 mois.

26. Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles ne respecte pas la réglementation applicable, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité française de contrôle :

Commission nationale de l’informatique et des libertés — CNIL
3 Place de Fontenoy
TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
France
Site : cnil.fr

Le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL fait partie des informations qui doivent être portées à la connaissance des personnes concernées.

27. Données des mineurs

Groundworkgoods commercialise principalement du mobilier d’intérieur et ses services de commande ne sont pas spécifiquement destinés aux enfants.

Nous ne cherchons pas sciemment à collecter des données personnelles d’un enfant qui ne disposerait pas de la capacité ou de l’autorisation requise pour effectuer l’opération concernée.

28. Données fournies concernant une autre personne

Lorsque vous indiquez comme destinataire d’une livraison une autre personne, vous devez vous assurer que vous êtes autorisé à nous communiquer les données nécessaires à cette livraison.

Nous utilisons ces informations uniquement pour les finalités compatibles avec la commande, notamment l’identification du destinataire et la remise du meuble.

29. Modifications de la politique de confidentialité

La présente politique peut être mise à jour afin de tenir compte d’une évolution de nos services, de nos prestataires, des fonctionnalités Shopify, de la réglementation ou des recommandations des autorités compétentes.

Lorsqu’une modification affecte de manière importante la manière dont vos données sont utilisées, une information appropriée est fournie conformément aux exigences applicables.

30. Coordonnées pour les questions relatives aux données personnelles

Groundworkgoods
E-mail : directsupport@groundworkgoods.com
Téléphone : +81 (709) 473 16 02
Adresse : 1-3, Kamiiida-dori, appartement 201, Sun Mansion Atre Kamiiida II, Kita-ku, Nagoya, préfecture d’Aichi, 462-0808
Service client : du lundi au vendredi, de 9 h 00 à 18 h 00. Le délai de réponse peut être plus long les week-ends et les jours fériés.